Sensemaker oktober

We werken met ontzettend veel proactieve kantoren die ruim voor een indiensttreding een nieuwe Legalsense gebruiker aanmaken. Hoort u daarbij? Dan wilt u vast dat de licentie pas op de startdatum ingaat. Of u wilt een medewerker, wanneer deze uit dienst gaat, nog even als kostenplaats aanhouden. Om dat goed te laten verlopen heeft Macy, onze Business Support Consultant, drie cruciale punten voor u op een rij gezet.

Punt 1: Invoer van de startdatum, is ingang licentiedatum

Iedereen met toegang tot het gebruikersbeheer kan een gebruiker aanmaken. Vervolgens is het een kwestie van een paar velden invullen. Start een nieuwe medewerker op 1 december, dan kunt u deze al in november aanmaken. Op die manier kan deze actie niet worden vergeten en kan de medewerker zonder problemen op dag één aan de slag. Alleen, hoe zorgt u ervoor dat, wanneer de nieuwe gebruiker een fee-earner is, de licentie wel pas 1 december ingaat? Hiervoor gebruikt u het veld: startdatum. Veel beheerders denken dat dat de aanmaakdatum is en komen er dan later achter dat de licentie al is ingegaan. Dit veld is gelinkt aan onze licentieadministratie. Dus start de nieuwe medewerker 1 december, dan geeft u hier 1 december in.

Punt 2: De einddatum voor de-activatie van de gebruiker

Uiteraard is het belangrijk aan te geven wanneer iemand uit dienst gaat. De gebruiker kan dan niet meer in de applicatie. Hiervoor gebruikt u het veld: einddatum. Aandachtspunt hierbij is het onderhanden werk. Als iemand uit dienst gaat, dan rijst vaak de vraag of al het onderhanden werk is gedeclareerd. Is dat niet het geval, dan laat men (bij een koppeling met een boekhoudpakket) de licentie vaak op actief staat, totdat dit is afgehandeld. Als u geen gebruikt maakt van een koppeling met een boekhoudpakket, dan is dat niet nodig. Heeft u wel een koppeling, dan kunt u de einddatum aangeven, alleen kunt u de gebruiker nog niet archiveren zolang de tijd niet is gedeclareerd. In beide gevallen is het aan te raden op de laatste werkdag van de gebruiker de declaratie run te starten, zodat dit tijdig is afgehandeld en de gebruiker gearchiveerd kan worden.

Tip: koppelt u Legalsense met een boekhoudpakket?

Gebruikt u een koppeling, dan geldt dit ook als u de gebruiker nog langer wilt aanhouden als kostenplaats. U kunt dan de einddatum wel invullen. Vanaf dat moment heeft de gebruiker geen toegang meer en stopt het licentieabonnement. Pas als u deze archiveert, archiveert u de kostenplaats. Wanneer u niet bent gekoppeld met een boekhoudpakket, kunt u wel direct de gebruiker archiveren.

Punt 3: Maak zelf een gebruiker aan en activeer deze direct

Wij krijgen regelmatig de vraag, vaak per mail aan de supportdesk, of wij een gebruiker willen activeren of deactiveren. In de praktijk merken we dat beheerders dit soms spannend vinden, mede vanwege de start- en einddatum. Ook vragen ze zich af of zij een vinkje moeten zetten bij ‘Is fee earner’. Dit vinkje is alleen bedoeld als het een fee earner betreft. Voor een secretaresse laat u dit vakje open. Onze supportafdeling schakelt snel, maar geloof mij, het zelf aanmaken gaat stukken sneller. De velden zijn binnen een mum van tijd ingevuld en de gebruiker is direct aangemaakt. Op die manier hoeft u nooit op de supportmedewerkers van Legalsense te wachten. Komt u er toch niet uit, dan staan wij voor u klaar.