Wijn & Stael Advocaten

Ina Gimbel – Financieel manager

Verbeteringsslag van Wijn & Stael Advocaten

Een verplichte overstap leidde Wijn & Stael Advocaten naar praktijkmanagement systeem Legalsense; een keuze waar dit Utrechtse advocatenkantoor nooit spijt van heeft gehad. ‘Vooral het gehele digitale declaratieproces is een verademing.’ Ina Gimbel vertelt over de drie grote voordelen die het kantoor ervaart met het werken met Legalsense. Ook vertelt ze openhartig over de migratie. Dit werd geen simpele ‘overzetting’, maar een intensief project om werkprocessen onder de loep te nemen. ‘We hebben niet voor de makkelijke weg gekozen, maar voor de intensievere aanpak.’

Duidelijke voorwaarde
Toen Wijn & Stael min of meer werd verplicht om over te stappen op andere software voor declareren en tijdschrijven, startte Ina de zoektocht naar een nieuwe applicatie. ‘Ons vorige pakket was end-of-life verklaard. Bovendien was het heel eerlijk ook de hoogste tijd uit te kijken naar een andere, meer eigentijdse, tool.’

Eén van de voorwaarden die Wijn & Stael stelde was, dat het nieuwe systeem moest aansluiten op de bestaande DMS-applicatie: DMSforLegal. ‘DMSforLegal wilden we behouden en dat beperkte direct de keuze voor een praktijkmanagement systeem dat daar feilloos mee samenwerkt. Veel urenpakketten die ik onder de loep nam, hadden een eigen DMS of waren te log of te complex voor ons.’ Ina hoorde van verschillende kanten goede verhalen over Legalsense. Ze onderzocht de mogelijkheden van Legalsense. Zo had Ina contact met een collega kantoor dat gebruik maakte van Legalsense. Dit kantoor gebruikt Legalsense in samenwerking met de financiële applicatie Twinfield, de combinatie waar Wijn & Stael ook gebruik van wilde gaan maken.

Omvangrijk project
‘We hebben echt gedegen onderzoek gedaan. Noodzakelijk, zo vonden wij omdat we uiteindelijk naast het urenschrijfsysteem ook de gehele financiële administratie moesten vernieuwen. Daarbij kozen we ervoor om ook een systeem te implementeren voor de digitale verwerking van inkomende facturen, Basecone. Het was dus al met al een omvangrijk project.’

Na dit onderzoek had Ina een duidelijke voorkeur. Omdat de gekozen combinatie van applicaties aan alle wensen en eisen voldeed was het niet moeilijk de verantwoordelijk partners te overtuigen én hen mee te krijgen om het enthousiasme over de rest van het team te verspreiden. Hierdoor werd de implementatie en acceptatie breder gedragen. Ina blikt terug op de implementatie en vertelt: ‘Het gehele project kostte me drie maanden buffelen. Maar goed, het was een overzichtelijk periode met een duidelijk eindpunt. Ook wist ik voortdurend wat ik ervoor terug zou krijgen: rust en inzicht door het proces volledig en logisch te digitaliseren. Nu kunnen we een aantal jaren vooruit.’

Drie grootste voordelen
‘Wat de drie grootste voordelen zijn? Dat Legalsense een perfecte tool is om uren te schrijven. Legalsense werkt erg intuïtief en heeft een prettige look and feel. Advocaten zijn hierover erg tevreden. Ook over de hele digitale workflow van het declaratieproces zijn wij te spreken. Waar voorheen hele voorstellen op papier heen en weer gingen voor akkoorden is dit nu volledig geautomatiseerd. Het derde grootste voordeel is de rapportagemogelijkheid. Advocaten draaien snel overzichten van openstaande debiteuren of geschreven uren. Waar ze voorheen voor alle financiële inzichten ons nodig hadden, zijn ze nu zelfvoorzienend.’
Omvangrijk migratieproject
Het migratieproces om de data uit het oude systeem naar Legalsense over te zetten was geen simpele ‘overzetting’, maar een intensief traject. ‘We hebben er direct een verbeteringsslag van gemaakt.’ Wijn & Stael greep dit moment aan om alle werkprocessen onder de loep te nemen. Dit leidde tot een nieuwe inrichting van de financiële omgeving. ‘Het project werd groter en groter, maar ook beter en beter. Mede door de samenwerking met het team van Legalsense en Twinfield. Ook toen het einde bijna in zicht was – en we het laatste weekend nog moesten schaven om alles goed te krijgen – hielden we vertrouwen. We hadden een duidelijke stip aan de horizon: een volledig uitgedacht en efficiënt werkproces. Dat doel is behaald.’