Quinz
Florence Dusart – COO

‘Legalsense deinsde niet terug voor onze specifieke wensen’

Het Belgische nichekantoor Quinz heeft bepaalde cliënten met afwijkende wensen rondom het facturatieproces. Onder meer om aan deze wensen van haar cliënten te voldoen zocht Quinz naar software om hen hierbij te helpen. ‘Legalsense was overduidelijk het best geplaatst om de software aan te passen aan onze behoeften. Op een gebruikers- en klantvriendelijke manier verloopt ons billing proces nu op rolletjes.’

Eén centrale afwikkeling
Quinz is gespecialiseerd in vier rechtsgebieden en dient af en toe gebruik te maken van een afwijkende manier van declareren voor bepaalde cliënten. Tot begin dit jaar werkte het kantoor hiervoor met een diversiteit aan administratie en declaratie tools. Dat moest anders. Het kantoor zocht naar één centraal systeem. Vanuit daar diende de gehele financiële administratie – en afwikkeling daarvan – plaats te vinden. Er werden meerdere aanbieders kritisch bekeken, maar uiteindelijk bleef er één partij over: Legalsense. ‘Legalsense koppelt vervolgens naadloos met Basecone en Exact Online, waardoor het balletje voor ons rond is.’

‘Legalsense is in staat gebleken de software aan te passen aan de noden van onze cliënten.’

Flexibel aan wensen aan te passen
Florence: ’Legalsense heeft het grote voordeel dat het aanpasbaar is. Bij andere partijen moesten we het doen met het pakket dat we te zien kregen. We konden de applicatie dan wel een beetje pimpen, maar maatwerk was niet mogelijk. Legalsense heeft de software voor ons dermate aangepast dat we nu per praktijkgebied kunnen declareren én rapporteren zoals cliënten dat van ons verwachten. Dit komt niet alleen de gebruikersvriendelijkheid, maar ook de klantvriendelijkheid ten goede. Legalsense is in staat gebleken de software aan te passen aan de noden van onze cliënten.’ Lachend voegt Florence daaraan toe: ‘En aan de noden van de Belgische markt.’

Florence doelt hiermee op het feit dat Quinz voor Legalsense één van de eerste Belgische klanten van dit formaat is. ‘Onze terminologie is op sommige vlakken net anders dan in Nederland. Daarnaast wilden wij in drie talen declareren: in het Nederlands, Frans en Engels. Legalsense heeft de software links en rechts aangepast aan de Belgische markt en goede ondersteuning voor meerdere talen en meerdere declaratietemplates gemaakt.’

Een gokje
Volgens Florence was het een gokje om een partij te kiezen die relatief nieuw was in de Belgische markt. Er waren voor Quinz geen relevante referentiekantoren in het land. ‘Toch heeft het vertrouwen in het team van Legalsense en de software de doorslag gegeven.’

Volgens Florence wordt Legalsense gekenmerkt door een persoonlijke aanpak van een team dat in iedere fase uit dezelfde mensen bestaat. ‘Legalsense heeft een proactieve helpdesk en je hebt het gevoel dat je de mensen goed kent. Dat was zeker tijdens de implementatie een voordeel.’ De uitrol vond namelijk plaats tijdens de volledige lockdown van België. Volgens Florence een zeer uitzonderlijke situatie die bijzonder goed is verlopen.

‘Zelfs de tarieftabellen werden vanuit het bestaande systeem, met een door Legalsense geschreven algoritme, gemigreerd.’

Aanspreekbaar team
‘Zowel de migratie van hun voormalig systeem naar Legalsense als de trainingen op afstand verliepen vlotjes. Zelfs de tarieftabellen werden vanuit het bestaande systeem, met een door Legalsense geschreven algoritme, gemigreerd. Ook worden we voortdurend op de hoogte gehouden van updates en mogelijkheden tot het volgen van extra trainingen in de vorm van live webinars. Het hele team blijft aanspreekbaar en dat stellen wij op prijs. De volgende stap is de Anti-money laundering (AML) tool binnen Legalsense optimaliseren. Dat brengt ons nog dichter bij een gestroomlijnde werkwijze.’