Maes Law B.V.
Elke Lenting – Directeur

 

Een bewuste overstap op Legalsense

‘We zijn bezig met een nieuwe vestiging. De balans is goed en daarom kunnen we bezig zijn met de toekomst.’ We praten met Elke over één centrale basis voor dossiers, administratie en cliënten. ‘Werken met software die iedere keer een stap vooruitdenkt, geeft rust in je bedrijfsvoering. Dan kun je met een prettig gevoel ondernemen.’

Van star naar slim
Maes Law, gevestigd in Breda en binnenkort ook in Rotterdam, gebruikte tot vorig jaar een alles-in-een pakket voor haar cliënt- en financiële administratie. ‘Ons huidige systeem was star. Om het echt voor ons te laten werken had het aanpassingen nodig. Zo moesten we nog steeds alle e-mails apart en handmatig in een dossier plaatsen. Ik had het idee dat het slimmer kon en ging op zoek naar iets anders.’

‘In een paar minuten maak je een heel dossier aan, inclusief alle mappen op het netwerk.’

In vijf minuten klaar
Elke zoekt bij alles wat zij doet naar een innovatiefactor om modern te kunnen werken. Zij wil, zoals ze zelf zegt, op A klikken, waarna B en C automatisch gaan. Anno 2020 verwacht Elke van software dat het met je meedenkt en het je altijd een stap voor is. Na een tip van haar systeembeheerder nam Elke een kijkje bij een bevriend kantoor. Dit kantoor gebruikte een gecombineerde totaaloplossing van verschillende leveranciers: Legalsense, DMSforlegal en Twinfield. Elke zag in de praktijk, in plaats van aan de hand van demo’s, dat dit een gouden combinatie was. Waar het aanmaken van dossiers voorheen veel handelingen vereiste, is Elke nu in vijf minuten klaar. ‘In die paar minuten maak je een heel dossier aan, inclusief alle mappen op het netwerk.’

Voor Elke was het snel duidelijk. ‘Ik heb geen vergelijk gedaan op prijs en functionaliteiten. Ik wist heel duidelijk wat we wel en niet wilden en Legalsense bood ons dat. In uitpluizen van de markt wilde ik verder geen energie stoppen. Wij zijn ons bewust van onze waardecreatie en focussen ons daarop. ICT en innovatie leggen we bij andere gespecialiseerde partijen neer, zoals onze IT-partner en nu ook Legalsense.’

Onder de indruk
Het meest onder de indruk is Elke van het aanmaken van cliënten. Dat is volgens haar een invuloefening die iedereen kan volgen. Voorheen lag, vanwege de moeilijkheidsgraad, het aanmaken van een dossier bij de administratie. Met Legalsense maakt het ondersteunend personeel zelf een dossier aan. ‘Een stap die ik met veel plezier uit het proces heb weggestreept. Je volgt de velden en zodra alles is ingevuld heb je een dossier. Ook het facturatieproces verloopt makkelijk en geheel digitaal. We maken met één klik een concept op, waarna we kunnen kiezen uit oneindig veel mogelijkheden. Denk aan een andere taal of de keuze met of zonder btw. Het systeem is voor iedereen bruikbaar, met of zonder financiële achtergrond.’

Meedenken
De grote kracht van Legalsense is volgens Elke de eenvoud en de communicatie. ‘Aan de achterkant zit ontzettend veel techniek, maar daar heb je aan de voorkant helemaal geen last van.’ Zodra Elke bij Legalsense aangeeft dat ze iets graag op een bepaalde manier ziet, denkt het team van Legalsense direct mee. Ook zijn er regelmatig opfrismomenten waarin alle trucjes de revue passeren. ‘Het is een fantastisch systeem en van de communicatie tussen alle partijen word ik echt heel blij.’