Harrie Geerings
HBN Law

 

Vreemde eend in de bijt

HBN advocaten is voor Legalsense een vreemde eend in de bijt. Het kantoor kent zes vestigingen verspreid over Nederland en de Antillen. Dit betekent verschillende boekhoudingen, valuta’s en belastingregimes. Bij een dergelijke uitdagende bedrijfsvoering verloopt de uren- en cliëntadministratie niet altijd vlekkeloos, zo blijkt uit dit gesprek. Harrie: ‘Dat zou bij ieder ander pakket ook zo geweest zijn. Het is maar net hoe je het oplost.’

Voeten in aarde
Het kantoor was al enige tijd van mening dat zij op een verouderde wijze werkte. Deze werkwijze werd gekenmerkt door een grote hoeveelheid papier, handmatige urenlijsten en een omslachtig declaratieproces. Het kantoor wilde een grote stap in de tijd nemen. HBN Law koos voor Legalsense om haar te ondersteunen bij de digitaliseringsslag van het kantoor. Harrie: ‘We hebben verschillende systemen bekeken. Daarvoor hebben we de hulp ingeschakeld van een adviesbureau. Het was de keuze tussen een best-of-breed of alles-in-één omgeving. Legalsense kwam als winnaar uit de bus, mede doordat het specifiek voor de advocatuur is ontwikkeld. We hadden hierbij wel een duidelijke wens. Voor de financiële administratie wilden we werken met Exact Online en niet met de standaard koppeling van Legalsense met Twinfield. Dit heeft uiteindelijk wel wat voeten in aarde gehad.’

Van voorkeur naar uitvoering
Inmiddels werkt het kantoor volledig in de cloud en gebruiken de medewerkers Legalsense voor uren- en dossieradministratie. Het schrijven van uren, het voeren van de boekhouding en de pay-rolling verlopen nu stukken gestructureerder. Bovendien wordt digitaal factureren als een groot voordeel gezien. ‘Een grote stap vooruit is de manier van uren schrijven. Die is meer van deze tijd. De applicatie is zeer gemakkelijk in gebruik en volgt onze gedachtegang, al kent het urenschrijven ook een uitdaging. Wij schrijven op een dag soms wel tijd op alle zes verschillende vestigingen, wat verwerkt moet worden in alle zes administraties. Daarvoor moeten we nog in een zes verschillende omgevingen zijn. Eén centrale omgeving zou de voorkeur hebben. Gelukkig wordt hieraan door Legalsense gewerkt.’

‘Ik besteed troubles graag uit.’

Data buiten de landsgrenzen
Het kantoor werkt volledig in de cloud. ‘We vertrouwen liever op Microsoft en Legalsense dan op een halfgeschoolde IT-er die hier parttime rondloopt. Cloud is in mijn optiek duurder, maar ik geef dit graag uit handen aan partijen die hier dagelijks mee bezig zijn. Kortom, ik besteed de troubles graag uit.’ Bovendien is het kantoor van mening dat data nu veiliger staat. ‘We hebben te maken met diverse landen en uiteenlopende wetgevingen. Het voordeel dat de data in Nederland wordt beheerd, is dat Nederland van alle landen voorloopt. Legalsense voldoet aan de hoge eisen van de EU, dat is meer dan op de eilanden het geval is.’

Ieder nadeel kent een voordeel
Toch kent de Nederlandse thuisbasis van Legalsense ook een nadeel, zo vertelt Harrie. Het systeem kent namelijk een vaste standaard valuta. ‘Dat is en blijft een lastig aspect voor ons. Ik factureer in vijf verschillende valuta’s en houd hiervoor nog per valuta prijslijsten aan. Deze handmatige werkzaamheden zijn foutgevoelig. Ik hoop dat hier snel een oplossing voor komt. Gelukkig erkent Legalsense deze belemmering en zoekt naar een oplossing. Zoals wij op onze beurt erkennen dat onze bedrijfsvoering exceptioneel is. Die is nu eenmaal anders dan die van een gemiddeld kantoor.’

Goeie gasten
Volgens Harrie is het bij een digitaliseringsslag van hun formaat van belang de balans op te maken van de voor- en de nadelen. Harrie vertelt dat het moeilijk is om voor hun kantoor software te vinden die alles in één keer goed doet. ‘Dit heeft vooral te maken met de verschillende valuta’s en belastingen. Wil je als softwareaanbieder ook buiten de EU-grenzen opereren dan moet je daar wel een oplossing voor hebben. Wij zijn voor Legalsense één van de eerste kantoren dat op deze manier werkt. Het feit dat ze nog niet in alles kunnen voorzien ligt niet aan het product van Legalsense, het is het symptoom van een nieuwe markt.’
‘Ondanks mijn kritische noot, kan ik stellen dat we tevreden zijn met de oplossing die we hebben. Het product is in de basis prima en biedt voldoende vertrouwen voor de toekomst. Wel hebben we nog wat werk aan de winkel als het gaat om de randzaken. Legalsense kent een team aan ‘goeie gasten’. Daar komen we wel uit.’