Bent u van plan om in 2023 over te stappen op een nieuw praktijkmanagement systeem (PMS), zoals op bijvoorbeeld Legalsense, maar twijfelt u? Vanwege bijvoorbeeld de impact van een migratie, de gebruikersadoptie onder collega’s of de investering? Lees dan in dit artikel waarom 2023 een topjaar is om de knoop door te hakken. 

1.  Profiteer van de kracht van integratie

Wat zien we in de advocatuur als we kijken naar praktijkmanagement software? Steeds vaker valt hierbij de keuze op gespecialiseerde SaaS-aanbieders die uitblinken in een deelcomponent van een compleet digitale kantooromgeving. Deze leveranciers samen zorgen voor een ideale werkomgeving voor uw kantoor. Waar bijvoorbeeld Legalsense als PM-systeem de focus legt op het managen van uw cliënten en dossiers, zorgen andere SaaS aanbieders voor de overige delen van uw praktijk, denk aan CRM, document management, boekhouding en compliance. Op basis van uw persoonlijke keuzes voor leveranciers en tools combineert u alles tot een totaaloplossing naar uw smaak. Deze trend, ook wel best-of-breed genoemd, gaat zich in 2023 verder voortzetten. 

We kunnen diverse onderwerpen opsommen die voor advocatenkantoren in 2023 nog belangrijker worden, waaronder:

  • Wwft en KYC;
  • document management;
  • business intelligence (daarover in punt 3 meer);
  • document assembly.

Dit zijn thema’s waarvoor u misschien gespecialiseerde deeloplossingen nodig hebt. Met een best-of-breed omgeving, waarbij u profiteert van de kracht van integratie, koppelt u specialistische tools aan de basislaag van uw kantoor: het PMS.

Doordat technologie, wet- en regelgeving en de maatschappij zo snel veranderen is het belangrijk om flexibel te blijven. In een best-of-breed omgeving bent u dat. Steeds meer kantoren kiezen daarom voor deze ‘open API-strategie’, in plaats van een alles-in-een oplossing. Op die manier kunnen zij inspelen op toekomstige ontwikkelingen. Met een PMS dat u hierbij ondersteunt, is integreren met andere tools snel realiseerbaar en inmiddels ruimschoots bewezen in de praktijk. 

Weg met die financiële migratieangst

Kiest u voor een nieuw PMS dan betekent dit vaak ook een nieuwe financiële administratie. Steeds meer kantoren kiezen, binnen een best-of-breed omgeving, voor Nederlandse aanbieders zoals Exact en Twinfield. Hierbij kan angst ontstaan voor de financiële datamigratie naar een nieuw PMS. Deze angst mag wat ons betreft in 2023 verminderen. In een best-of-breed omgeving werkt u met specialisten die uitblinken in datamigratie en dit kunstje verstaan. Daarbij bieden deze leveranciers van eigen bodem zoveel voordelen, dat die sterk opwegen tegen de tijd die gepaard gaat met de migratie. Denk hierbij aan een automatische bankkoppeling, real-time inzicht in betalingen, geautomatiseerd facturen en betalingen boeken etc. Wij werken met veel van deze partijen samen en kunnen daarom met een gerust hart zeggen: de migraties lopen nagenoeg altijd probleemloos. 

2. (Samen) werken binnen Microsoft 365

Meer en meer kantoren zien de voordelen van het werken binnen een Microsoft 365 omgeving (MS 365, voorheen Office 365); een trend die zich ook in 2023 doorzet. Niet alleen vanwege de communicatiemogelijkheden met MS Teams, maar ook om online samen te werken aan documenten, de agenda’s online te boeken etc. Wilt u deze werkomgeving naadloos combineren met een PMS, dan is het raadzaam in 2023 uit te kijken naar een applicatie die dat kan. Zo draait Legalsense in een browser, waardoor het probleemloos samenwerkt met MS 365 applicaties. Sommige PM-systemen werken met een eigen mailsysteem, waardoor een koppeling met bijvoorbeeld MS Outlook niet mogelijk is.

Wilt u de mogelijkheden van MS 365 optimaal benutten, onderzoek dit punt dan goed tijdens een PMS-selectie. Gebruikt u bijvoorbeeld een op SharePoint-gebaseerde document-management oplossing, zoals bijvoorbeeld Epona DMSforLegal, dan kunt u nog een stap verder gaan. Dan heeft u uw dossiers beschikbaar in MS 365 en in tools zoals Teams. Een belangrijk onderdeel voor op de checklist dus!

3. Praktijkvoering op basis van Business Intelligence (BI)

Meten, weten en op basis daarvan uw praktijk bijsturen wordt in 2023 nog belangrijker. Wat is uw kostprijs per rechtsgebied, welke secties maken de meeste marges, waar lekt tijd weg etc.? Aan de hand van goed doordachte Business Intelligence rapportages maakt u weloverwogen keuzes. Binnen de meeste PM-systemen draait u standaard rapportages. Wil u hierin meer verdieping aanbrengen, dan kan een BI-tool helpen. Deze koppelt u aan uw PMS. Het is daarbij aan te raden een BI-specialist te betrekken. Denk aan  IT Factor, Victa, Visser & Visser en RSULT. Zij worden in onze projecten vaak betrokken. Zij hebben al veel kantoren geholpen om data uit bijvoorbeeld financiële administraties, waar Legalsense mee koppelt, om te zetten tot heldere inzichten. U krijgt dan verdergaande rapportages op uiteenlopende bedrijfsprocessen.

Rondkijken: altijd een goed idee

Of u nu nadenkt over Business Intelligence, een best-of-breed omgeving, een MS 365 omgeving of iets anders zoals gemakkelijk tijdschrijven: het is altijd goed om uit te kijken naar alternatieven. Zoals u hebt kunnen lezen zijn de mogelijkheden interessant en is de migratie niet meer zo’n uitdaging. Iets voor op het lijstje ‘Goede Voornemens 2023’?