Bij Macy van der Hoek, Business Support Consultant bij Legalsense, draait haar dag om één ding: klanten helpen met al hun vragen en problemen. Sommige vragen komen nauwelijks voor, andere vraagstukken passeren regelmatig de revue. Wij vragen Macy naar de meest voorkomende gebruikersvragen. Ze somt er vijf, inclusief haar antwoorden, voor ons op.

Wie meldt een ticket en op welke manier?
Naar het antwoord op deze vraag zijn we allereerst nieuwsgierig. Is het de advocaat, ondersteunend medewerker of IT-verantwoordelijke die contact opneemt en hoe? Macy: ‘Het is erg wisselend, maar meestal worden tickets door het ondersteunend personeel aangemeld. Zij gebruiken de applicatie over het algemeen het meest intensief. Logisch dat daar sneller vragen ontstaan. Het type kantoor maakt overigens niet uit. Dat zijn zowel kleine als Top 50 kantoren. Iedereen loopt weleens ergens tegenaan.’ 

Macy vertelt dat nagenoeg alle tickets via e-mail of het supportportaal binnenkomen. ‘Soms wordt er nog weleens gebeld, maar dan is het echt spoed. Maar ook in dat geval wordt de melding meestal via het portaal of e-mail gedaan. Dan kun je ook meteen een screenshot meesturen. Via deze kanalen pakken wij tickets net zo snel op als via de telefoon. Dat weten de klanten.’

 

Vraag #1: ‘Hoe kan ik een rapportage draaien op dossiers en omzet per sector?’
‘De rapportagefunctie wordt veel gebruikt. Standaard rapportages draait iedereen in een mum van tijd. Toch zijn er zoveel extra, diepgaandere rapportages te creëren waarvan niet iedereen weet heeft. Zo wordt weleens gevraagd naar het draaien van een rapport op dossiers per sector, ofwel branche. Op die manier krijgt een kantoor inzicht in het aantal dossiers op bijvoorbeeld de sector ‘overheid’. Of men wil de omzet per dossier per sector inzien. Wanneer het veld ‘sector’ niet is ingevuld, zie je in de rapportage een stukje gegevens onder de noemer ‘Geen sector’. Vervolgens is dus de vraag “Huh, waar zit dit?”. Door een rapport verder te groeperen, kun je dit achterhalen. Een rapport kan op meerdere waardes gegroepeerd worden.’

 

Veel kantoren denken dat je maar op één waarde kunt groeperen, maar dat is niet zo. Om hierbij te helpen adviseert Macy gebruikers om met de rapportages te gaan ‘spelen’. Een rapport dat je hebt aangemaakt, kan ook weer verwijderd worden dus dit heeft geen definitieve gevolgen voor de data. Uiteraard kun je Macy altijd vragen voor hulp als je er niet uitkomt.

 

Vraag #2: ‘Hoe kan ik rechten veranderen?’
‘Legalsense kent tientallen permissies. Niet alle rechten zijn standaard geactiveerd voor iedere gebruiker. Het kan voorkomen dat een medewerker een concept declaratie moet bewerken, maar dat dit niet lukt. Dan wordt mij de vraag gesteld welke rechten hij moet krijgen. Ik kijk dan vanuit mijn eigen testomgeving mee en loop de rechten door. Daarbij geef ik direct uitleg, zodat het kantoor het de volgende keer zelf kan.

De rechten binnen Legalsense zijn overal hetzelfde, maar deze zijn onderverdeeld in rechtengroepen. Deze groepen kunnen per kantoor verschillen. Zo heeft het ene kantoor binnen de rechtengroep ‘Timekeeper’ vier rechten en het andere kantoor acht. Dit kan na verloop van tijd gewijzigd zijn door verzoeken die bij ons binnen zijn gekomen. De rechtengroepen kunnen worden aangepast door een gebruiker met het recht ‘User management’. Wanneer je de rechten van een gebruiker wilt aanpassen, klik je rechtsboven  bij de gebruiker op ‘Bewerken’ en krijg je onderaan de pagina de groepen te zien (zoals op de afbeelding hieronder).

Vraag #3: ‘Hoe wijzig ik het declaratie template?’
Deze vraag komt voor in het geval van een verhuizing of wisseling van bank. Gegevens zoals het adres of het bankrekeningnummer moeten dan aangepast worden naar de nieuwe informatie. Bij een declaratie template zijn er twee bestanden. Enerzijds is er het Pdf dat het logo en de footer bevat. Anderzijds is er het bestand in HTML die onder andere bepaalt hoeveel ruimte/marge er bijvoorbeeld boven het logo zit. Vanwege de HTML code draag ik deze aanvragen altijd over aan mijn collega Bram Inpijn.

Vraag #4: ‘Ik wil een korting op een concept declaratie doorvoeren, hoe doe ik dat?’
‘Met deze vraag kan ik gebruikers altijd snel op weg helpen. Ik adviseer dan het concept te openen en te bewerken. Op de regel zelf, in de tabel, kan de gebruiker zelf het kortingspercentage opvoeren. Moet dit een vast bedrag zijn? Dan kan men via de ‘korting’ knop de keuze maken tussen percentage of bedrag.’ 

Vraag #5: ‘Ik wil graag een veld in het dossier verplicht maken. Hoe doe ik dat?’
‘Ook de inrichting hiervan wordt tijdens de ‘inrichtingsworkshop’ bepaald. Het kantoor kiest dan welke velden wel of niet in beeld zijn en welke verplicht zijn. Uiteraard kunnen deze voorkeuren in de loop van de tijd veranderen. Wat ook voorkomt is dat een kantoor graag wil gaan rapporteren op een veld dat nu niet verplicht staat – en daardoor niet consequent wordt ingevuld. Klanten kunnen dit niet zelf aanpassen, dus doe ik het voor ze.’

 

Loop jij rond met vragen? Van oplossen tot adviseren; Macy pakt alles vliegensvlug en met veel plezier verder op. Je kunt met Macy contact opnemen via: